局机关各科室、局属各单位：
为提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及其他相关法律法规规定，结合工作实际，制定《泰安市行政审批服务局政务服务业务档案管理办法》，现予以印发，请遵照执行。
泰安市行政审批服务局
2024 年 9 月29日
（此件公开发布）
泰安市行政审批服务局政务服务业务档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强政务服务业务档案管理工作,促进档案管理工作规范化、程序化，提高政务服务业务档案管理水平,确保其有效利用，根据《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国档案法》、《山东省行政许可档案管理办法》等法律法规的规定，结合我局实际，制定本办法。
第二条 本办法所指政务服务业务档案（以下简称“档案”），是我局在政务服务过程中直接形成的文字材料及申请人按规定应提供的文字、图表和照片等不同形式的历史记录。
第二章 职责分工
第三条 建立由档案科及相关业务科室负责人组成的档案工作协调小组。各业务科室应当高度重视，按照“谁生成、谁负责”的原则归集各自业务领域生成的档案。
第四条 档案科负责定期收集各业务科室政务服务业务档案，做好整理、分类、立卷归档、编号、保管、统计、数字化加工以及档案的保密、鉴定和销毁等工作；负责做好档案资料的提供、利用、查询等工作。
第五条 各业务科室负责根据标准化档案模板或行业规范对档案做好收集工作，并将本科室业务活动中形成的具有保存价值的各种载体档案做好收集、分类等。
第六条 档案专职工作人员要求：
（一）应当为正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。
（二）应当熟悉机关工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。不具备前述知识背景的档案专职工作人员，应当经过相关专业知识和技能培训。
第三章 归档内容和要求
第七条 归档内容：
（一）政务服务过程中直接形成的书面文字材料，如申请表、审批单、受理通知书、现场勘察笔录、整改意见书、现场审核表、现场验收报告及许可证正副本存根、送达回证等。
（二）申请人依法应提交的所有文字、图表和照片等材料。如营业执照、负责人身份证明材料、安全检测报告、规划许可文件等。
（三）法律法规规定的其他材料。
第八条 归档内容要求：
（一）申请材料应使用 A4 规格纸张打印，字迹要求工整、清楚，须用钢笔或签字笔填写，使用铅笔或圆珠笔的，应复印一份，连同原件一同入卷。申请材料不得涂改，有修改内容时应由修改者签印。
（二）申请材料为复印件的，应与原件核对后加盖“与原件核对无误”印章或由原件持有者签注“与原件核对无误”。
（三）申请材料中同一项目内容的填写应前后一致，不得自相矛盾。
（四）申请材料中不得使用不利于档案保存的材料，如热敏纸传真件等，字迹耐久性差的须复印后存档。
（五）申请材料小于 A4 纸张的材料(如照片、标签等)需粘贴在A4 纸的右上方，大于 A4 纸的材料(如图纸、营业执照复印件等)需折叠为A4纸大小，要尽量减少折叠次数，折叠处应尽量位于文件和图表字迹之外，如文件较多时，宜单张折叠，以便查阅。
（六）申请材料中有外文材料（包括产品、生产企业和申请单位名称）的，应译为规范的中文，并将译文附在相应的外文之后。
（七）申请人提供的各项申请材料应在正文上方加注标题，内容较多时应加封皮说明，各种平面布局图应在右上方标明方向坐标。
（八）申请人提供的证明材料中不是单份文件时，应将同一内容文件按“正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后”的顺序排列。
（九）申请材料要按规定的顺序排列，提供申报材料目录，有文字的应在每页材料正面右下角（背面左下角）打印页码。
（十）行政许可案卷封面使用统一规定的卷宗封面。
（十一）申请材料内应无金属物。
（十二）卷内文书凡有文字页，均应采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角，反页在左上角编写；空白页不编号。
（十三）卷内文书纸张应当无破损，破损文书应修补或复制。
（十四）材料较多时，可以一档多卷，但应当使用分卷号予以区别，格式为：档案编号+（序号）；材料较少的多个相同业务档案，可执行一卷多案，但应当在卷首添加目录，写明具体业务信息，以便查询。
第四章 立卷归档
第九条 档案立卷归档是指将各类业务事项的申请材料进行分类、编号、排列、登记、装订，使之有序化。
第十条 档案可按以下顺序排列：
（一）档案封面；
（二）卷内文件目录；
（三）行政许可决定书、审批表和许可证（批）件复印件；
（四）行政机关审查形成的、以及行政机关收集的书面材料；
（五）受理或不予受理申请的书面凭证、 一次性告知材料；
（六）听证材料；
（七）行政机关延期办理和批复文书；
（八）申请人提交的申请材料；
（九）其他材料；
（十）备考表。
第十一条 档案编号：业务档案编号按照“全宗号-事项编号-年度-案卷编号（序号）”的规则进行编写，例：2023年项目建设科的燃气经营许可登记纸质档案编号为 0160-XM13-2023-001。
（一）全宗号：档案馆为已进馆或可能进馆的单位分配的编号，我局全宗号为0160；
（二）事项编号：每个事项对应的编号（详见附件2）；
（三）案卷编号：档案排列的顺序号。若设分卷的档案，则
在案卷编号后用阿拉伯数字标识，并加“（）”。示例：“0160-XM13-2023-XXX（1）”。
第十二条 档案的排列是指在分类方案的分类号中最后一级类目内根据编号确定档案位置的过程。根据分类方案将不同类别的档案分柜或分区存放并加贴指示标志，以便查找。
第十三条 档案数字化加工：
（一）扫描前处理：在扫描前检查档案，将档案进行平整处理，便于档案扫描的过程，主要包括拆除卷内金属装订物，排查缺页、漏页、错编现象，检查档案纸张是否折皱、破损，确保档案扫描质量。
（二）目录整理：对照档案实体内容，对目录内容进行修改或重新录入的工作，不得多录、少录和错录，根据档案实际情况对目录进行检查并及时修改。
（三）档案扫描：严格按照规定命名方式进行命名，文件名、档号必须一一对应、完全一致；扫描图像要与档案原件内容一致，不得重扫、漏扫、错扫或颠倒扫描；遇到破损无法扫描的档案，必须做好登记，并及时处理。
（四）图像处理：图像处理时尽量保持图像的原有大小，如遇档案周边有破损情况，在不影响档案内容的情况下，可以适当对其裁边；图像处理不得有裁字、页码残缺、图像倾斜大于1度的情况。
（五）数据挂接：电子档案系统数据挂接时，PDF格式档案数据与目录信息应一一对应，不得出现错乱现象。
（六）数据备份：对扫描期间不同阶段的数据及验收合格后的数据除在线存储于档案数字化专网服务器中以外，进行离线备份的过程。
第十四条 档案装订：采用左侧装订，用线绳在距案卷左边约15毫米处三孔一线装订。装订前，档案卷内材料要去掉所有金属固定物；对装订边狭小的材料要加边后装订。并由立卷人在装订线结扎处贴封条后加盖骑缝章。
第十五条 按“随办随归”的原则，各业务科室在业务办理完毕后，应立即对相关材料进行初步整理，并于每月初将上月业务档案情况形成台账上报档案科。档案科每季度结束后的次月对档案进行集中收集，并与各业务科室履行交接手续，对档案进行规范整理、数字化加工、装订入盒后归档上架保存。
第五章 电子化档案的管理
第十六条 全程电子化业务档案指的是在业务办理过程中通过政务服务平台或自建审批系统提交电子化申请材料、过程中产生的必要材料以及完成审批流程后形成的全过程数据，包含各环节审批时间、审批人信息等。
第十七条 全程电子化办理的业务事项，申请人上传的申请材料应当符合《政务服务业务档案管理办法》中对纸质档案的要求，并由审核人员在业务受理环节认真审查申请人上传材料是否清晰、要素是否齐全，确保电子档案归档质量。
第十八条 严格按照业务办理时限进行网上审批，遵循各业务办理系统办理环节设置，业务办理完成后及时结束办理流程，并根据规范要求做好公示、公告等工作。
第十九条 各业务科室对审批各环节账号进行实名制管理，账号所有人不得擅自将账号转给他人使用，在审核审批材料时应当履职尽责，按要求做好材料审核工作。
第二十条 各业务科室应对全程电子化办理的业务事项制定台账，将申请人信息、受理时间、许可决定时间、审核人等信息逐一记录，并定期与档案科做好交接。
第二十一条 由各业务科室为档案科提供各审批系统档案查询账号，档案科负责定期结合档案台账对系统内电子化档案进行审查。
第六章 档案的保管
第二十二条 档案科负责制定档案库房管理制度。档案保管应当保持适当的温度、湿度，库房门窗 要坚固，要有防火、防光、防尘、防鼠、防潮、防盗、防虫、防高温、防污染等安全措施，保证档案的安全。
第二十三条 档案科应当定期对已移交档案进行检查清点，确保档案不丢失、不损坏。发现破损、虫蛀等现象时，及时进行修补、复制或其它技术处理。
第二十四条 重大行政决策或引发社会关注的行政审批服务档案保管期限为永久。政府投资项目、建设工程等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料，执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，以及行政审批服务有效期 20 年以上或未注明有效期的保管期限为永久。有效期 20年以下的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料的保管期限为 30 年。其他行政审批服务档案的保管期限为 10 年，或以申请单位许可证件的有效期为准。一般许可证有效期届满失效之日起或单位自行申请注销之日起满 2 年后可不再保存。
第七章 档案的利用
第二十五条 档案科负责制定档案利用制度，严格规范档案的查阅和复制，履行查借阅登记手续。
第二十六条 查阅和复制档案，须严格遵守《中华人民共和国档案法》及档案利用制度的规定，确保档案的安全、完整和保密，严禁涂改、污损、抽拆和增删档案内容。
第二十七条 外部利用档案，利用申请人应持单位有效证明文件及相关手续，并经档案科分管领导批准后方可查阅，但不得将档案带离档案室。
第二十八条 档案涉及申请人提供的技术资料属商业秘密的，档案管理人员应严格遵守保密制度，不得以任何方式向他人泄密。
第二十九条 档案利用的规定及流程详见《档案利用制度》。
第八章 附 则
第三十条 其他未尽事宜，或与国家和地方有关最新规定相悖的,按有关规定执行。
第三十一条 本办法自公布之日起施行。
附件：
附件1.行政许可案卷标准化模板.docx